Il fine dell’Archiviazione sostitutiva consiste sia nella possibilità di disporre di un supporto digitale che consentirà di ottenere le copie del materiale conservato, identiche all’originale, nel momento in cui sono necessarie; sia nella riduzione della circolazione della carta e degli strumenti necessari per la sua gestione, nonchè la conseguente riduzione dei costi (che risulta essere il vantaggio più evidente). l’intero processo di archiviazione e conservazione viene gestito con i massimi criteri di riservatezza e sicurezza, tramite un sistema di profilatura delle utenze che permette l’accesso solo ai documenti di propria competenza. l’utilizzo della tecnologia web permette alle realtà distribuite di gestire il processo di archiviazione e consultazione in modalità decentrata, riducendo al minimo i flussi cartacei tra le sedi.